La Loi prévoit l’obligation pour les municipalités d’adopter un règlement sur la gestion contractuelle et de le rendre accessible sur Internet. Ce règlement prévoit des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractantes ou voulant contracter avec la Ville et vise à promouvoir la transparence dans l’octroi des contrats municipaux et le respect des règles relatives à l’attribution de tels contrats.
Conformément à l’article 573.3.1.3 de la Loi sur les cités et villes, la Ville doit se doter d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication d’un contrat à la suite d’une demande de soumissions publique ou de l’attribution d’un contrat de gré à gré avec un fournisseur unique comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions publique.
Les fournisseurs intéressés à soumissionner sur les appels d’offre par voie de soumissions publiques doivent obligatoirement se procurer les documents par l’entremise du système électronique d’appels d’offres (SEAO) approuvé par le gouvernement pour l’application de la Loi sur les contrats des organismes publics. Cette façon de faire facilite l’accès aux documents et la vente des documents au plus grand nombre de soumissionnaires potentiels. La distribution des documents d’appel d’offres par le SEAO peut se faire électroniquement ou en version papier selon la demande du fournisseur qui a également la possibilité de les consulter gratuitement sur internet avant de les commander.
En vertu de la Loi, la Ville doit publier une liste des contrats conclus, qui comportent une dépense d’au moins 25 000 $. Cette liste est publiée en tout temps dans le Système électronique d’appel d’offres (SEAO).